Automatyzacja workflow to z pewnością ważny krok w kierunku elektronicznego zarządzania dokumentacją, ale aby osiągnąć pełną efektywność, warto zadbać o integrację z wykorzystywanymi w firmie systemami biznesowymi. Tym razem przyjrzymy się bliżej jak zintegrować procesowanie umów z systemami ERP oraz zapewnić pełną kontrolę nad finansami i bezpieczeństwem danych.  Wszystkie te elementy tworzą podstawę efektywnego zarządzania procesami zakupowymi, co było tematem przewodnim podczas webinaru „Koniec postępowania zakupowego i co dalej?” . A co, jeśli...? Bezpieczeństwo danych Zawierając umowę z kontrahentem dbasz nie tylko o to, aby zawierała podstawowe dane o podmiotach ją zawierających, warunkach współpracy, czy finansowych. Zabezpieczasz sytuacje nieplanowane – zarówno te, które wynikają z “siły wyższej”, jak i te, w których postanowienia w niej zawarte zostaną naruszone (np. towar będzie niezgodny z zamówieniem, przyjedzie uszkodzony lub opóźniony). A co, jeśli umowa dostanie się w niepowołane ręce i ujawnione zostaną informacje poufne? Narażasz się nie tylko na kary umowne, ale i te wynikające z przepisów prawa, m.in. RODO. Podczas webinaru zwróciliśmy uwagę na trzy kluczowe aspekty bezpieczeństwa: Kontrola dostępu : Nowoczesne systemy do procesowania umów umożliwiają precyzyjne zarządzanie uprawnieniami. Każdy dokument może być dostępny wyłącznie dla osób upoważnionych, co minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu. Szyfrowanie danych : Wszystkie informacje przesyłane w systemach są szyfrowane, co zapewnia ich ochronę przed przechwyceniem przez osoby trzecie. Audytowalność : Zaawansowane systemy rejestrują każdą zmianę dokonywaną na dokumentach, pozwalając w każdej chwili odtworzyć pełną historię edycji, co jest kluczowe z perspektywy zgodności z regulacjami, takimi jak RODO. Decydując się na elektroniczne zarządzanie dokumentacją dajesz sobie szansę na skorzystanie z najwyższej klasy zabezpieczeń. Bezpieczne zarządzanie danymi eliminuje ryzyko wycieku informacji, zapewnia zgodność z regulacjami prawnymi i buduje zaufanie zarówno wewnątrz organizacji, jak i w relacjach z kontrahentami. Kontroling finansowy i harmonogramy płatności Procesowanie umów to także etap, w którym organizacja może zyskać większą kontrolę nad swoimi finansami. Nowoczesne systemy do elektronicznego procesowania umów umożliwiają integrację z narzędziami finansowo-księgowymi oraz systemami ERP, co pozwala na skuteczniejsze planowanie i zarządzanie budżetem. Jakie rozwiązania mogą przełożyć się na realne efekty? Podczas webinaru mówiliśmy o: Harmonogramach płatności : Już na etapie przygotowywania umowy system może automatycznie generować harmonogramy płatności, które uwzględniają kluczowe terminy wynikające z zapisów umowy. Dzięki temu firmy mogą lepiej zarządzać przepływem środków finansowych. Weryfikacji budżetu : Systemy automatycznie sprawdzają, czy zapisy umowy są zgodne z dostępnością środków w budżecie, co minimalizuje ryzyko nieprzewidzianych obciążeń finansowych. Raportowaniu w czasie rzeczywistym : Integracja systemu z ERP pozwala na generowanie raportów finansowych w czasie rzeczywistym, co daje pełną przejrzystość w zakresie zobowiązań wynikających z umów. Automatyzacja kontrolingu finansowego zwiększa przejrzystość wydatków, minimalizuje ryzyko błędów i pozwala lepiej zarządzać środkami finansowymi w organizacji. Zachowaj ciągłość procesów, czyli integracja z systemami ERP Systemy ERP są sercem wielu organizacji, szczególnie w zakresie zarządzania finansami, zasobami ludzkimi czy logistyką. Aby elektroniczne procesowanie umów było w pełni efektywne, warto zadbać o integrację z tymi systemami. Co zyskujesz dzięki zachowaniu ciągłości procesów? Automatyczne przenoszenie danych : Dane z postępowań zakupowych, takie jak wybrana oferta czy warunki, mogą być automatycznie przenoszone do projektów umów, eliminując potrzebę ręcznego przepisywania informacji. Spójność danych : Wszystkie informacje są przechowywane w jednym, centralnym systemie, co eliminuje ryzyko rozbieżności między różnymi narzędziami. Lepsze zarządzanie procesami : Dzięki integracji z ERP, procesowanie umów staje się częścią większego ekosystemu zarządzania organizacją, co zapewnia płynność działania i umożliwia szybkie podejmowanie decyzji. Wdrożenie elektronicznego procesowania umów – na co zwrócić uwagę? Wdrożenie nowego systemu zawsze wiąże się z wyzwaniami, dlatego warto dobrze się do niego przygotować - przewidywalność i znajomość celu mogą okazać się kluczem do sukcesu.  Podczas webinaru Tomek Rutecki (Dyrektor Wdrożeń Cartheny) podzielił się kilkoma praktycznymi wskazówkami dotyczących wdrażania systemów do elektronicznego procesowania umów. Oto kilka z nich: Podejście etapowe : Zamiast rewolucji, warto wdrażać nowe rozwiązania stopniowo, zaczynając od najbardziej problematycznych obszarów. Elastyczność systemu : Dobry system powinien być na tyle elastyczny, aby dostosować się do specyficznych potrzeb organizacji, a nie wymuszać zmiany w istniejących procesach. Szkolenia dla zespołu : Kluczowe jest, aby wszyscy użytkownicy systemu zostali odpowiednio przeszkoleni, co zwiększa ich zaangażowanie i efektywność. Połącz bezpieczeństwo, finanse i efektywność w jeden system Elektroniczne procesowanie umów to rozwiązanie, które może znacząco wpłynąć na funkcjonowanie organizacji – od poprawy bezpieczeństwa danych, przez lepsze zarządzanie finansami, aż po integrację z istniejącymi systemami ERP. Dzięki nowoczesnym narzędziom firmy mogą zyskać większą kontrolę nad procesami zakupowymi, poprawić efektywność działania i zmniejszyć ryzyko związane z nieefektywnym zarządzaniem dokumentacją. Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak te rozwiązania mogą pomóc Twojej organizacji? Pobierz nagranie webinaru „Koniec postępowania zakupowego i co dalej?” , aby poznać szczegóły omawianych tematów i zainspirować się praktycznymi wskazówkami od ekspertów.

Jeśli zarządzasz procesami zakupowymi, wiesz, jak często finalizacja umów potrafi stać się wąskim gardłem całego postępowania. Długie ścieżki akceptacji, niekończące się wymiany dokumentów między działami i niepewność czy praca odbywa się na właściwej wersji dokumentu, to problemy, które trapią wiele firm. Potrafią prowadzić do kosztownych opóźnień, ryzyka prawnego oraz utraty kontroli nad procesami. Czy można temu zaradzić? Podczas webinaru „Koniec postępowania zakupowego i co dalej?” przyjrzeliśmy się bliżej tym problemom, omówiliśmy możliwe rozwiązania oraz podzieliliśmy się wskazówkami jak skutecznie je wdrożyć. W ty artykule znajdziesz kilka wskazówek, które omówiliśmy podczas webinaru i które pomogą Ci usprawnić procesowanie umów w Twojej firmie. Jeśli chcesz przyjrzeć się tematowi z bliska, już teraz zapraszamy Cię do obejrzenia webinaru. Zacznijmy od najczęstszych problemów, z którymi mierzą się pracownicy działów zakupów na etapie finalizacji umowy i tego, co możemy z nimi zrobić. 1.       Rozproszone wersje umów Brak centralnego miejsca przechowywania dokumentów sprawia, że wersje umów są rozproszone po różnych lokalizacjach - mailach, dyskach lokalnych i współdzielonych. Gdy pracownik odchodzi z firmy, często wraz z nim "znikają" istotne dokumenty i historia ustaleń. To nie tylko utrudnia pracę, ale też naraża organizację na ryzyko utraty ważnych informacji. Wprowadzenie centralnego miejsca do przechowywania umów oraz wersjonowanie dokumentów eliminuje ryzyko pracy na przestarzałych plikach. Dodatkowo, automatyczne aktualizacje i powiadomienia dla wszystkich członków zespołu zapewniają pełną kontrolę nad dokumentacją i jej aktualnością. Automatyczne zarządzanie wersjami dokumentów nie tylko zmniejsza ryzyko błędów, ale także przyspiesza cały proces akceptacji i zatwierdzania umów, co może przełożyć się na szybsze zamykanie projektów zakupowych. 2.       Długie ścieżki akceptacji Długi proces tworzenia i uzgadniania dokumentów to nie tylko kwestia niewygody. To również wymierne straty biznesowe - opóźnione kontrakty, niewykorzystane szanse rynkowe i zmarnowany czas wysoko opłacanych specjalistów. W wielu firmach proces zatwierdzenia umowy może trwać dłużej niż sama negocjacja z dostawcą. Rozwiązaniem, które omówiliśmy podczas webinaru, jest automatyczne workflow , które znacznie skraca ten proces. Automatyzacja przypomnień, definiowanie z góry ustalonych ścieżek akceptacji oraz śledzenie postępu na bieżąco, pozwalają na sprawniejszą realizację umów bez konieczności ręcznego nadzorowania każdego kroku. " Automatyczne przypomnienia o akceptacjach oraz możliwość monitorowania postępu w czasie rzeczywistym pozwalają na znacznie szybsze zamknięcie procesu, a podpisy elektroniczne gwarantują zgodność z regulacjami, co eliminuje ryzyko prawne ", wyjaśniał Tomek w trakcie webinaru.   3.       Zarządzanie podpisami elektronicznymi W dobie cyfryzacji wielu firmom zależy na uproszczeniu procesu podpisywania umów, jednak nie wszystkie systemy umożliwiają płynne przejście do wykorzystania podpisów elektronicznych. Decydując się na takie rozwiązanie warto zweryfikować kila aspektów. Po pierwsze, w zależności od potrzeb i wymogów prawnych, sprawdzić rodzaj obsługiwanych podpisów – niektóre z narzędzi oferują jedynie proste podpisy elektroniczne, warto jednak wybrać te, które umożliwiają złożenie podpisów kwalifikowanych. Po drugie, postawić na elastyczność i zdecydować na rozwiązanie umożliwiające integrację z różnymi dostawcami, automatyczne walidacje poprawności złożonych podpisów, ich ważności i integralności dokumentów, tym samym minimalizując ryzyko pojawienia się błędu. Dodatkowym atutem będą również narzędzia oferujące alternatywne do podpisu elektronicznego metody autoryzacji – wszak nie każdy kontrahent musi je posiadać. 4.     Archiwizacja i zarządzanie dokumentacją umów Przechowywanie dokumentów w formie papierowej lub na lokalnych dyskach wciąż jest często spotykaną praktyką, która niesie za sobą ryzyko utraty danych, brak kontroli nad dostępem oraz trudności z szybkim odnalezieniem potrzebnych plików. Zintegrowane systemy zarządzania dokumentacją  pozwalają na pełną kontrolę nad obiegiem i przechowywaniem dokumentów. Automatyzacja archiwizacji oraz zintegrowane narzędzia do zarządzania dostępem do dokumentów eliminują ryzyko utraty ważnych danych i skracają czas potrzebny na odnalezienie dokumentów. "Zarządzanie dokumentacją zakupową to nie tylko przechowywanie plików – to także kontrola nad tym, kto i kiedy ma do nich dostęp, jak długo są przechowywane oraz kiedy mogą być bezpiecznie usunięte. Nowoczesne systemy zapewniają pełną zgodność z regulacjami prawnymi i bezpieczeństwo danych" , dodaje Tomek. Automatyzacja archiwizacji umów to lepsza kontrola nad dokumentami, skrócenie czasu potrzebnego na ich odnalezienie oraz zapewnienie zgodności z regulacjami dotyczącymi przechowywania danych.   Czy zastanawiałeś się kiedyś, ile czasu Twoja organizacja traci na procesowanie umów? Ile dokumentów krąży między działami, jak długo czekasz na podpisy i ile wersji tej samej umowy znajduje się na dyskach różnych pracowników? A może zdarzyło Ci się przeoczyć istotną zmianę wprowadzoną przez kontrahenta w ostatniej chwili? Jeśli zmagasz się z podobnymi wyzwaniami w swojej organizacji, zajrzyj do pełnego nagrania webinaru „Koniec postępowania zakupowego i co dalej?” , aby dowiedzieć się jakie rozwiązania pozwolą Ci skutecznie się z nimi uporać.

Platformy zakupowe B2B stały się charakterystycznym elementem dzisiejszego globalnego rynku handlowego. Stanowią one element nowoczesnego biznesu łączący teorię z praktyką w dziedzinie zakupów oraz sprzedaży . W dzisiejszym artykule przyjrzymy się: czym są platformy zakupowe? dlaczego firmy decydują się na ich wdrożenie? jakie wyzwania pojawiają się podczas implementacji platformy w środowisku biznesowym? a także opowiemy o korzyściach, jakie uzyskaliśmy podczas współpracy z naszym klientem – liderem branży petrochemii w Polsce. Czym jest platforma zakupowa? Platforma zakupowa to kompletne rozwiązanie do obsługi procesów zakupowych realizowanych w średnich i dużych organizacjach. Wspomaga ona użytkownika na każdym etapie procesu zakupowego – począwszy od planowania zakupów, poprzez postępowanie zakupowe, aż do kontraktacji. Wszystkie czynności pracownik może wykonać w jednym miejscu, dzięki czemu proces staje się nie tylko bardziej efektywny, ale również łatwy w obsłudze dla użytkownika . Dlaczego firmy decydują się na wdrożenie platformy zakupowej? Jednym z najważniejszych aspektów, dla którego firmy decydują się na wdrożenie platformy zakupowej jest optymalizacja kosztów zakupów . Platformy zakupowe pozwalają firmom skonsolidować procesy łańcucha dostaw, co umożliwia m.in. negocjacje cen z dostawcami. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą uzyskać korzystniejsze warunki zakupów, a w efekcie – zaoszczędzić pieniądze. Dostęp do szerokiego grona dostawców jest kolejnym czynnikiem przemawiającym za tym, dlaczego organizacje decydują się na korzystanie z platformy. Ponadto, ułatwia ona interakcje zachodzące między firmami a dostawcami i umożliwia porównywanie wielu ofert. Można zatem powiedzieć, że wdrożenie platformy zakupowej staje się już nie tylko korzyścią, ale także koniecznością, aby utrzymać konkurencyjność w dzisiejszym środowisku biznesowym . Bezpieczeństwo danych zakupowych stanowi niezwykle ważny argument w erze cyfrowej. Platformy zakupowe zapewniają odpowiednie zabezpieczenia, aby chronić poufne informacje firmy. Kontrola i przestrzeganie regulacji oraz standardów branżowych to istotny czynnik, zwłaszcza w środowisku o zaostrzających się przepisach. Platformy zakupowe pomagają firmom spełniać te wymagania i uniknąć potencjalnych konsekwencji prawnych. Rozwiązanie to oferuje także narzędzia do analizy danych i raportowania, co pomaga firmom podejmować przemyślane decyzje zakupowe. Platformy zakupowe B2B mogą być dostosowane do konkretnych potrzeb branżowych i organizacyjnych, co czyni je elastycznym narzędziem. Są one stosowane w różnych dziedzinach, od produkcji po usługi, aby zwiększyć efektywność i oszczędność czasu oraz pieniędzy w procesach zakupowych. Warto jednak podkreślić, że platforma zakupowa to produkt posiadający również szereg gotowych rozwiązań. Wdrożeniowe wyzwania platformy zakupowej Wdrożenie platformy zakupowej w firmie wpływa na procesy operacyjne i pracę całego zespołu.  Dlatego tak istotne jest podjęcie współpracy z doświadczonym i sprawdzonym dostawcą, który wspomoże firmę w implementacji rozwiązania oraz przeprowadzi szkolenia w zakresie jego obsługi. Do głównych wyzwań, z którymi mogą borykać się firmy wdrażające platformę zakupową zaliczamy: Konieczność dostosowania istniejących procesów zakupowych do nowego systemu. Integracja platformy z istniejącymi systemami i infrastrukturą firmy. Zapewnienie bezpieczeństwa danych. Konieczność przeszkolenia pracowników w korzystaniu z platformy. Wybór odpowiedniej platformy, która spełni potrzeby firmy. Monitoring i ocena wydajności. Zarządzanie relacjami z dostawcami na nowej platformie. Pomimo występujących wyzwań, skuteczne wdrożenie platformy zakupowej może znacząco usprawnić procesy zakupowe i zarządzanie dostawcami, przynosząc długoterminowe korzyści dla firmy. Platforma zakupowa w praktyce – lider branży petrochemii Aby lepiej zrozumieć, jak teoria przekłada się na praktykę, przyjrzyjmy się studium przypadku lidera branży petrochemii , który zdecydował się na współpracę z nami i korzysta z Platformy Zakupowej DahliaMatic. Firma posiadała już dostęp do platformy zakupowej, było to jednak rozwiązanie ogólnodostępne na rynku, które nie spełniało oczekiwań decydentów firmy. Rozbudowane procedury wymagały systemowego rozwiązania, którego nie dało wcielić się w narzędziu, z którego korzystano do tej pory. Wymagane było stworzenie rozwiązania „szytego na miarę”. W ramach współpracy stworzyliśmy narzędzie, które pozwoliło pracownikom naszego Klienta na: zoptymalizowanie realizacji procesu zakupowego; ułatwienie przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi działami w firmie; zminimalizowanie czasu wymaganego na uzyskanie akceptacji dokumentacji zakupowej; dotarcie do szerszej grupy oferentów; uzyskanie korzystniejszych warunków handlowych; digitalizację procesu zakupowego od momentu planowania zakupu do kontraktacji. Od momentu opracowania koncepcji biznesowej po uruchomienie customowego rozwiązania minęły zaledwie 4 miesiące. W okresie tym przeszkoliliśmy również pracowników w zakresie korzystania z platformy, a także zintegrowaliśmy platformę z istniejącymi systemami firmy. Założone cele zostały zrealizowane, a uaktualnione rozwiązanie spełnia oczekiwania decydentów. Podsumowanie Platformy zakupowe B2B stanowią ważne narzędzie, które może znacząco usprawnić procesy zakupowe i zarządzanie dostawcami. Oferują one wiele korzyści, takich jak oszczędność czasu i pieniędzy, a nawet lepsza kontrola nad łańcuchem dostaw. I chociaż praktyka pokazuje, że wdrożenie platformy zakupowej nie jest pozbawione wyzwań to wymierne korzyści wynikające z wdrożenia tego rozwiązania potrafią przekonać nawet najbardziej wymagających decydentów i zapewnić wsparcie dla nawet kilkutysięcznej liczby pracowników firmy.

W erze, gdzie szybkość i efektywność mogą decydować o sukcesie firmy – transformacja zakupów stała się niezwykle ważnym elementem strategii biznesowej. Jak przewiduje Gartner – do 2025 roku nawet 80% sprzedaży B2B będzie odbywało się online (źródło: Gartner, „ Future of Sales – Transformational Strategies for B2B Sales Organizations ”). Oznacza to, że organizacje zauważyły już, że transformacja zakupów to nie tylko kwestia dostosowania się do nowych standardów, ale również szansa na wypracowanie przewagi konkurencyjnej swojej organizacji. Tradycyjne metody prowadzenia zakupów powoli stają się przeszłością. Nowoczesne platformy zakupowe, będące wciąż innowacyjnymi rozwiązaniami, stają się natomiast kamieniem milowym w transformacji nie tylko dużych korporacji, ale również małych i średnich przedsiębiorstw. Według badania przeprowadzonego przez ekspertów Gartnera już 83 proc. kupujących reprezentujących sektor B2B woli zamawiać lub płacić online (źródło: Gartner, Komunikat prasowy z 22 czerwca 2022 ). A przecież to dopiero początek zmian… Zapomnijmy na chwilę o nudnych arkuszach kalkulacyjnych i zamówieniach na papierze – czas na przemyślenie strategii biznesowej w dobie platform zakupowych! Co takiego potrafią? Nie tylko ułatwiają życie, ale też przynoszą wymierne korzyści. Jakie korzyści przynosi firmie platforma zakupowa? Jak podaje raport „ B2B e-commerce ” przygotowany przez Deloitte Digital, w krajach rozwiniętych już cztery na pięć przedsiębiorstw dostarczających usługi innym firmom korzysta z platformy handlu elektronicznego. I chociaż platforma zakupowa nie stanowi uniwersalnego rozwiązania dla wszystkich wyzwań, z jakimi borykają się firmy, jej implementacja otwiera drzwi do wprowadzenia zmian sprzyjających zarówno wzrostowi wydajności, jak i redukcji kosztów operacyjnych. Odpowiednio dostosowana do potrzeb przedsiębiorstwa platforma może zatem przynieść namacalne korzyści, kształtując korzystne warunki dla rozwoju organizacji. Platforma zakupowa: umożliwia zoptymalizowanie realizacji procesów zakupowych Optymalizacja cyklu zamówień staje się faktem, gdy platforma automatyzuje kluczowe etapy, umożliwiając skuteczne składanie zamówień. Dodatkowo, wyeliminowanie manualnych procesów przyczynia się do zmniejszenia ryzyka popełniania błędów oraz skrócenia czasu poświęcanego na administracyjne czynności. To spójne podejście pozwala przedsiębiorstwom nie tylko zaoszczędzić czas, ale także efektywniej gospodarować zasobami, bezpośrednio wpływając na efektywność operacyjną. Wykorzystywane moduły i narzędzia: Podpis elektroniczny, Elektroniczne ścieżki akceptacji, Powiadomienia, Integracja z systemami ERP, Modeler procesów. pomaga uzyskać efektywność kosztową Zastosowanie automatycznego zarządzania zamówieniami i integracji z systemami wykorzystywanymi w firmie eliminuje zbędne opóźnienia, umożliwiając błyskawiczne podejmowanie decyzji zakupowych. Dodatkowo, platforma ogranicza ryzyko nadmiernych wydatków dzięki kokpitom menadżerskim , które monitorują budżet oraz wspierają dokładne analizy danych dotyczących zakupów. To kompleksowe podejście pozwala firmom nie tylko zoptymalizować budżet, lecz także efektywniej rozdysponować zasoby. Wykorzystywane moduły i narzędzia: Kokpity menadżerskie, Raporty, Agregacja potrzeb i zasobów, , Moduł analizy danych, Moduł planowania. usprawnia zarządzanie dostawcami Rozwiązanie to umożliwia firmom skonsolidowane przechowywanie danych dotyczących dostawców ułatwiając szybki dostęp do kluczowych informacji o transakcjach. Ponadto, portal dostawcy będący częścią platformy zakupowej staje się transparentnym narzędziem, ułatwiającym efektywną komunikację, monitoring zamówień oraz dostęp do ważnych dokumentów, takich jak potwierdzenia zamówień w formie plików PDF. To kompleksowe zarządzanie informacjami i komunikacją ze współpracownikami przekłada się na lepszą kontrolę nad łańcuchem dostaw oraz bardziej efektywne relacje handlowe. Wykorzystywane moduły i narzędzia: Portal Dostawców, Ocena Dostawców, Kwalifikacja Dostawców, Komunikacja wewnętrzna, Komunikacja zewnętrzna. zapewnia bezpieczeństwo i zgodność z przepisami prawa Dzięki dwustopniowej weryfikacji tożsamości (2FA) , platforma skutecznie chroni dostęp do istotnych danych zakupowych, co minimalizuje ryzyko nieuprawnionego dostępu. Dodatkowo, system gwarantuje skuteczną ochronę informacji zakupowych, eliminując potencjalne zagrożenia związane z bezpieczeństwem cybernetycznym. Implementacja platformy zakupowej umożliwia spełnienie wymagań przepisów prawa, zapewniając zgodność z obowiązującymi regulacjami i redukując ryzyko ewentualnych kar oraz utraty reputacji związanej z naruszeniem przepisów prawnych. Wykorzystywane moduły i narzędzia: Dwustopniowa weryfikacja tożsamości 2FA, Szyfrowanie danych, System uwierzytelniania i autoryzacji, Protokoły bezpieczeństwa transakcji online. ułatwia proces obsługi i archiwizacji dokumentacji Dzięki cyfrowemu charakterowi platformy, procesy zakupowe stają się bardziej zautomatyzowane, co znacznie ułatwia zarządzanie dokumentacją związaną z zamówieniami, fakturami oraz umowami. Elektroniczne archiwum pozwala na szybki dostęp do istotnych dokumentów, eliminując konieczność przeszukiwania papierowych akt. To nie tylko usprawnia codzienną pracę z dokumentami, lecz także przyczynia się do redukcji błędów oraz skrócenia czasu potrzebnego na odnalezienie potrzebnych informacji. Wykorzystywane moduły i narzędzia: Elektroniczny obieg dokumentów, Rejestr umów, Archiwum elektroniczne, Katalogowanie dokumentów, Moduł przypomnień. wspiera w dotarciu do szerszego grona odbiorców Elektroniczne rozwiązania zakupowe pozwalają firmie łatwiej dotrzeć do klientów online, eliminując barierę geograficzną. Ponadto, platforma umożliwia personalizację ofert i dostosowanie strategii marketingowej do różnych grup klientów, co zwiększa atrakcyjność firmy na rynku. Dzięki łatwiejszemu dostępowi do produktów, klientów i informacji, przedsiębiorstwo może skuteczniej pozyskiwać nowych odbiorców i rozwijać swoją działalność. Natomiast moduł aukcji elektronicznych zapewni wsparcie podczas negocjacji z oferentami oraz zadziała jako samodzielne rozwiązanie dające możliwość przeprowadzania aukcji zarówno zakupowych jak i sprzedażowych. Wykorzystywane moduły i narzędzia: Moduł aukcji elektronicznych, Integracja z TED, Moduł segmentacji marketingowych, Porównywarki cen. Podsumowanie Wprowadzenie platformy zakupowej stanowi istotny etap w rewolucji procesów zakupowych, przynosząc firmie szereg zalet . Zautomatyzowane i zoptymalizowane procesy, skrócone cykle zamówień oraz lepsza kontrola nad wydatkami to jedynie niektóre z elementów, które czynią platformy zakupowe fundamentem efektywnego zarządzania. Wraz z zapewnieniem bezpieczeństwa danych, transparentności operacji i ułatwieniem współpracy z dostawcami, platformy zakupowe nie tylko doskonalą codzienne operacje, ale również stają się kluczowym narzędziem wspomagającym rozwój i konkurencyjność firm. Wykorzystanie nowoczesnych platform do transformacji zakupów to nie tylko inwestycja w efektywność, lecz również kluczowy element osiągnięcia sukcesu w obecnej rywalizacji na rynku .

Dla firm, które dążą do osiągnięcia sukcesu na konkurencyjnym rynku, kluczowe jest nie tylko posiadanie zaawansowanych narzędzi, ale także umiejętność ich skutecznego wykorzystania. Coraz większa liczba działów w organizacjach otrzymuje personalizowane do ich potrzeb rozwiązania, a nie inaczej jest w przypadku zespołów zakupowych. Tutaj odpowiedzią na złożoność procesów handlowych, rosnącą liczbę dostawców, a także stosy dokumentów do przetworzenia stają się platformy zakupowe B2B. Zaprojektowanie platformy zakupowej o solidnej strukturze i ergonomicznej kompozycji to kluczowy krok w zapewnieniu użytkownikom efektywnych doświadczeń. Jak podaje raport Dell Technologies „ Rola działów zakupów i infrastruktury IT w cyfryzacji firm w Polsce ” co trzecia firma (36%) spodziewa się w najbliższych latach obniżenia kosztów z uwagi na cyfryzację procesów wewnętrznych, w tym również zakupowych, a 55% przebadanych firm dostrzega potencjał w digitalizacji łańcucha dostaw. Korzystanie z platform zakupowych B2B to inwestycja w skuteczność działania firmy oraz w poprawę relacji z partnerami handlowymi. Dlatego coraz więcej organizacji decyduje się na wykorzystanie tych rozwiązań, aby sprostać wymaganiom rynku oraz przyspieszyć procesy zakupowe, w których zaangażowana średnia liczba osób decyzyjnych wynosi aż 10. (Źródło: Raport Dell, „ Rola działów zakupów i… ”) Czy platforma zakupowa to przepis na sukces? Platforma zakupowa B2B to narzędzie, które może pełnić wiele istotnych funkcji w procesie zakupowym. Jednym z kluczowych zadań takiej platformy jest usprawnienie procesu zamawiania i skrócenie czasu potrzebnego na dokonywanie transakcji. Ponadto, platforma zakupowa B2B umożliwia automatyzację procesów zakupowych poprzez integrację z systemami ERP czy CRM. Dzięki temu firmy mogą zoptymalizować zarządzanie zapasami, kontrolować wydatki oraz monitorować efektywność działań zakupowych. Dodatkowo platformy zakupowe wspierają firmy w: procesach planistycznych, wytwarzaniu niezbędnej dokumentacji kierowanej do oferentów, komunikacji z oferentami na etapie zapytania oraz podpisania umowy porównywaniu ofert, negocjacji warunków handlowych, płatności i dostaw oraz ceny zakupu, usprawnieniu procesu składania zamówień, poprawie jakości zarządzania relacjami z klientami, dostępie do analityk. Sprawdź, jakie korzyści przynosi firmie platforma zakupowa. Interfejs użytkownika w środowisku B2B Pierwszym punktem styczności z platformą zakupową jest interfejs użytkownika (UI). To on odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu efektywnego i intuicyjnego doświadczenia zakupowego dla firm. Jest to startowe miejsce, gdzie użytkownicy dokonują transakcji, przeglądają oferty, zarządzają zamówieniami i analizują dane dotyczące zakupów. Platformy zakupowe B2B są zaprojektowane tak, aby ułatwiać procesy biznesowe i usprawniać komunikację między dostawcami a odbiorcami. Dlatego interfejs użytkownika musi być przejrzysty, responsywny i łatwy w obsłudze. Użytkownicy powinni mieć łatwy dostęp do potrzebnych informacji oraz możliwość szybkiego znalezienia produktów czy usług spełniających ich wymagania. Współczesne platformy zakupowe B2B coraz częściej korzystają z zaawansowanych rozwiązań UX/UI, które poprawiają doświadczenie użytkownika. Dzięki personalizacji treści, prostym formularzom zamówień czy inteligentnym systemom wyszukiwania, interfejsy tych platform stają się bardziej przyjazne i efektywne. W tym kontekście Platforma Zakupowa DahliaMatic wyróżnia się jako przykład doskonałego połączenia funkcjonalności z intuicyjnym designem. Jak zbudowana jest platforma zakupowa? Platforma Zakupowa DahliaMatic to kompleksowe narzędzie, które umożliwia zarządzanie procesem zakupowym w sposób zorganizowany i efektywny. Składa się z kilku kluczowych elementów, które współpracują ze sobą, aby ułatwić użytkownikom dokonywanie zakupów online. Rozwiązanie to wykorzystywane jest do obsługi szeroko rozumianych procesów zakupowych realizowanych w średnich i dużych organizacjach. W jaki sposób zbudowana jest Platforma Zakupowa DahliaMatic? Składa się ona z kilku gotowych modułów: moduł planowania Moduł Planowania to narzędzie, które nie tylko usprawnia procesy planowania zakupów, ale przede wszystkim wspiera użytkowników na każdym z jego etapów, tak aby realizowane zamówienia już zawsze były przewidywalne oraz łatwe do skontrolowania i wprowadzenia zmian w dowolnym momencie.  Jest to istotne narzędzie, które wspomaga efektywne wykorzystanie zasobów oraz podejmowanie trafnych decyzji biznesowych. wnioski zakupowe Narzędzie „wnioski zakupowe” to aplikacja do zgłaszania, śledzenia i zarządzania prośbami o zakup w firmie. Wniosek zakupowy rozpoczyna proces realizacji zakupu. W zależności od potrzeb organizacji, wniosek na Platformie Zakupowej DahliaMatic może powstawać na kilka sposobów, m.in: poprzez formularz lub zapisany szablon użytkownika, z innego systemu w organizacji lub na podstawie zgłoszeń zapotrzebowań z SAP. portal dostawcy Portal Dostawcy to narzędzie umożliwiające komunikację pomiędzy stronami postępowania zakupowego. Dostawca rejestrując się w portalu wskazuje kategorie zakupowe, w których oferuje swoje usługi, a wypełniona przez niego ankieta rejestracyjna pozwala w łatwy sposób na klasyfikację dostawców. Dzięki temu narzędziu dostawcy mogą przekazywać informacje dotyczące dostępności towarów, terminów dostaw, aktualizacji cen czy zgłaszania reklamacji. moduł aukcji elektronicznych To gotowy moduł Platformy Zakupowej DahliaMatic wspierający działy zakupów na etapie negocjacji wybranych ofert. Kupiec po skonfigurowaniu parametrów aukcji umieszcza ją w Platformie Zakupowej, która dzięki integracji z Portalem Dostawcy automatycznie udostępnia ją oferentom. Wybrani dostawcy otrzymują powiadomienie wraz z danymi dostępowymi do Portalu Dostawcy. Po zakończonej aukcji, złożone ostateczne oferty trafiają na platformę, gdzie Kupujący może je porównać i wybrać najkorzystniejszą. zakupy katalogowe Dzięki temu narzędziu pracownicy mają dostęp do zróżnicowanej oferty produktowej bezpośrednio z platformy zakupowej swojej organizacji. Zakupy katalogowe usprawniają proces zakupowy, minimalizując czas potrzebny na poszukiwanie odpowiednich dostawców oraz umożliwiając łatwe porównanie opcji dostępnych na rynku. kokpity managerskie Kokpity menedżerskie to narzędzie informatyczne, które zapewnia kierownikom i menedżerom dostęp do kluczowych wskaźników wydajności (KPI) oraz danych biznesowych niezbędnych do podejmowania strategicznych decyzji. Te interaktywne panele prezentują informacje wizualne w formie grafik, wykresów i tabel, umożliwiając szybkie analizowanie i monitorowanie wyników działalności firmy. Podsumowanie Podsumowując, struktura i kompozycja platformy zakupowej są kluczowymi czynnikami wpływającymi na jej funkcjonalność i skuteczność w obszarze biznesu B2B. Dbałość o odpowiednie elementy oraz integrację modułów sprawiają, że platforma ta staje się niezbędnym narzędziem dla firm dążących do efektywnego zarządzania procesami zakupowymi. Warto podkreślić, że struktura i kompozycja platformy zakupowej B2B są elastyczne i mogą być dostosowywane do indywidualnych potrzeb każdej firmy. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą zoptymalizować swoje działania zakupowe.

Czy Twój zespół mierzy się z długotrwałymi procesami zakupowymi? Czy zdarza się, że brakuje przejrzystości w zarządzaniu zamówieniami i wydatkami? A może wciąż występują trudności z integracją różnych systemów używanych w firmie? Te pytania odzwierciedlają wyzwania, z jakimi codziennie muszą mierzyć się pracownicy zespołów zakupów. Bez odpowiednich narzędzi i technologii, zarządzanie zadaniami może być nie tylko frustrujące i czasochłonne, ale również negatywnie wpływać na wyniki całej firmy. W poprzednich artykułach szczegółowo wyjaśniliśmy, czym jest Platforma Zakupowa i dlaczego to właśnie to narzędzie – łączące teorię z praktyką w dziedzinie zakupów oraz sprzedaży – wybierane jest w celu zwiększenia efektywności wykonywanych procesów zakupowych.  Dzisiaj natomiast –  na podstawie polskiej Platformy Zakupowej DahliaMatic – skupimy się na cechach i zastosowaniach tego narzędzia pokazując, jak może ono wspierać procesy zakupowe w organizacjach. Ale najpierw… sprawdźmy jakie współczesne trendy determinują pracę zespołów zakupowych. Współczesne trendy w procesach zakupowych Raport przygotowany przez Dell Technologies „ Rola działów zakupów i infrastruktury IT w cyfryzacji firm w Polsce ” wskazuje na osiem kluczowych trendów, które kształtują współczesne procesy zakupowe. Pierwszy z nich to stabilność i budowanie relacji z partnerami biznesowymi – niezwykle ważne zwłaszcza w kontekście globalnych łańcuchów dostaw, gdzie współpraca oparta na zaufaniu może być decydującym czynnikiem sukcesu. Drugi trend to ocena przed- i postzakupowa oraz analityka procesu zakupowego – umożliwiają one firmom lepsze zrozumienie wydatków i dostawców, a także podejmowanie bardziej świadomych decyzji biznesowych. Eksperci podkreślają również istotę wysokiego standardu polityki zrównoważonego rozwoju i społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR) . Coraz częściej klienci oczekują, że firmy będą działały zgodnie z wartościami etycznymi i ekologicznymi. Trend dotyczący kontroli kosztów i rosnącej roli działu zakupów natomiast odnosi się do efektywności operacyjnej i osiągania celów biznesowych. Siła innowacji, eliminacja ryzyk i cyberbezpieczeństwo to ostatnie z trendów wskazanych w kontekście otoczenia biznesowego, gdzie firmy muszą być elastyczne i zabezpieczone przed zagrożeniami zewnętrznymi i wewnętrznymi. Jak spełnić oczekiwania klientów? Dostawcy platform zakupowych intensywnie pracują nad dostarczeniem rozwiązań, które idealnie odpowiadają na rosnące oczekiwania klientów i nie tylko reagują na potrzeby rynku, ale również stawiają sobie za cel przewyższenie tych oczekiwań poprzez innowacyjne podejście do projektowania i wdrażania swoich systemów. Jedną z cech, na którą my – jako polska Platforma Zakupowa DahliaMatic – zwracamy szczególną uwagę, jest modułowa budowa naszego systemu. Rozumiejąc, że każde przedsiębiorstwo ma unikalne potrzeby i wyzwania, projektujemy rozwiązania w sposób, który umożliwia elastyczne dostosowanie do konkretnych wymagań klienta. Dzięki modułowej budowie, nasi klienci mogą wybierać tylko te funkcjonalności, które są dla nich istotne, co pozwala na efektywne wykorzystanie zasobów i szybsze wdrożenie. Cechą charakterystyczną wdrożeń naszej platformy jest również  dostosowywanie systemu do potrzeb klienta. W DahliaMatic rozumiemy, że każda firma ma swoje własne procesy i preferencje, dlatego nasze rozwiązanie jest projektowane z myślą o indywidualnych potrzebach klientów. Dzięki temu podejściu mogą oni liczyć na kompleksowe wsparcie w realizacji strategicznych celów biznesowych, zwiększając tym samym swoją konkurencyjność na rynku. Ostatnią, ale nie mniej ważną cechą, którą oferujemy naszym klientom, jest gotowość do współpracy i aktualizacji w celu skalowania rozwiązania. Nasz zespół nie tylko dostarcza oprogramowanie, ale także nawiązuje partnerskie relacje z klientami, wspierając ich w procesie wdrażania i dalszego rozwoju. Ponadto, regularne aktualizacje naszej platformy zapewniają, że nasze rozwiązanie pozostaje zawsze zgodne z najnowszymi trendami i wymaganiami rynkowymi, umożliwiając klientom skalowanie swojej działalności bez obaw o technologiczne ograniczenia. Usprawnienie procesów zakupowych z polską platformą zakupową DahliaMatic Proces zakupowy w firmach może być skomplikowany i czasochłonny, szczególnie w przypadku organizacji o dużej skali działalności lub operujących na różnych rynkach. W obliczu rosnącej konkurencji, szybko zmieniających się trendów rynkowych organizacje muszą być elastyczne i gotowe na szybkie reagowanie na nowe wyzwania. W tej perspektywie, platformy zakupowe stają się narzędziem, wspierającym firmy we wszystkich aspektach procesu zakupowego – od składania zamówień po analizę danych i zarządzanie relacjami z dostawcami. Współczesne platformy zakupowe oferują nie tylko możliwość dokonywania zakupów online, ale także zaawansowane funkcje, takie jak automatyzacja procesów, analiza danych, raportowanie czy integracja z istniejącymi systemami ERP. Sprawdź, jakie korzyści firmom przynosi platforma zakupowa . Do przykładowych procesów obsługiwanych przez platformy zakupowe zaliczamy: planowanie zakupów, wnioski zakupowe, negocjacje i aukcje, wybór kontrahenta, realizacja i rozliczanie umów, raportowanie i ocena dostawców. Jednak najpopularniejszym procesem jest obsługa wniosku zakupowego, która może odbywać się na kilka sposobów: poprzez formularz lub zapisany szablon użytkownika, na podstawie danych pochodzących z innego systemu w organizacji, na podstawie zgłoszeń zapotrzebowań z SAP, na podstawie pozycji planu postępowań lub zrealizowanego już postępowania. Proces ten dzięki platformie zakupowej możemy obsłużyć w kilku krokach i ograniczyć udział człowieka do minimum. W jaki sposób? Wszystko rozpoczyna się od zgłoszenia potrzeby zakupowej, a następnie: Następuje określanie parametrów wniosku wraz z możliwością m.in.: podziału postępowania na części, powiązania wniosku z pozycją planu. Dołączone zostają wymagane dokumenty. Istnieje możliwość jednoczesnej pracy członków zespołu nad dokumentem oraz wyboru ewentualnej ścieżki akceptacji dokumentów i wskazania pozycji kontrolingowych, na które ma zostać założone obligo na wysokość wartości szacunkowej postępowania. Wniosek zostaje przesłany do decydentów i podlega weryfikacji. Inwestycja w Platformę Zakupową nie tylko pozwala firmom osiągnąć krótkoterminowe cele efektywności operacyjnej, ale również stanowi strategiczny krok w kierunku długoterminowego rozwoju i zrównoważonego sukcesu na rynku. A może chciałbyś poznać przykładową historię naszej współpracy? Aby lepiej zrozumieć, jak teoria przekłada się na praktykę, przyjrzyjmy się studium przypadku lidera branży petrochemii , który zdecydował się na skorzystanie z polskiej Platformy Zakupowej DahliaMatic.

Platformy zakupowe to więcej niż tylko narzędzia do składania zamówień online. To systemy, które integrują się z innymi aplikacjami w firmie, umożliwiają zautomatyzowane przetwarzanie informacji, śledzenie wydatków, a nawet szybkie podejmowanie decyzji na podstawie analityki danych. O tym jak zbudowana jest platforma zakupowa pisaliśmy w naszym poprzednim materiale. Dziś natomiast skupimy się na kwestii cyfryzacji procesu zakupowego, nowej roli, w której muszą odnaleźć się menadżerowie tego zadania oraz spróbujemy odpowiedzieć na pytanie po co firmom platforma zakupowa.   Cyfryzacja procesu zakupowego  Czy kiedykolwiek zastanawialiście się, jak wiele czasu trwają procesy zakupowe w przeciętnej firmie? Według badania Gartnera zadanie to do momentu finalizacji może trwać od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy. Co więcej, w tym samym badaniu, więcej niż trzy czwarte (77%) nabywców B2B zgadza się ze stwierdzeniem, że ich ostatni zakup był zbyt skomplikowany. A jak wiadomo, decyzje te często wymagają nie tylko szybkości, ale też precyzji i trafnych informacji. W obliczu powyższych wyzwań cyfryzacja procesu zakupowego staje się niezwykle ważnym czynnikiem sukcesu.  Pojawiające się na rynku platformy zakupowe wprowadzają zupełnie nowy sposób zarządzania procesami i eliminują wiele zawiłości znanych z tradycyjnych metod. Dzięki centralizacji danych i automatyzacji kluczowych zadań, firmy zyskują przewagę na rynku, optymalizując swoje procesy zakupowe. W praktyce oznacza to, że zamiast tracić czas na zbieranie informacji z różnych źródeł, całość jest zorganizowana i dostępna w jednym systemie. To nie tylko przyspiesza cały proces, ale również minimalizuje ryzyko błędów. Podsumowując – proces zakupowy staje się prostszy, bardziej elastyczny i dostosowany do oczekiwań współczesnych konsumentów.   Nowa rola menadżera zakupów  Pojawienie się nowych technologii w firmie często wiąże się z obawami. Wiele osób, także na stanowiskach kierowniczych, zastanawia się, czy będzie w stanie poradzić sobie z nowymi narzędziami. Te lęki są całkowicie zrozumiałe, jednak rzeczywistość okazuje się znacznie prostsza. Nowoczesne platformy zakupowe są zaprojektowane z myślą o użytkownikach, co sprawia, że ich obsługa jest intuicyjna. Wiele z tych rozwiązań oferuje pomocne tutoriale i wsparcie, które ułatwiają szybkie przyswojenie nowych umiejętności.  Dzięki tym technologiom, menedżerowie zakupów mogą znacznie uprościć swoje codzienne zadania. Zamiast spędzać długie godziny na ręcznym wprowadzaniu danych czy negocjacjach z dostawcami, mają teraz dostęp do zautomatyzowanych procesów, które przyspieszają cały cykl zakupowy. Co więcej, wykorzystanie platform zakupowych pozwala na bieżąco analizować dane i monitorować wydajność, co daje menedżerom cenne informacje w ich pracy.  W rezultacie, menedżerowie zyskują więcej czasu na to, co naprawdę ważne — zarządzanie swoim zespołem oraz budowanie długotrwałych relacji z dostawcami. Możliwość skupienia się na strategii i innowacjach zamiast na rutynowych czynnościach wpływa na rozwój całego działu zakupów. Takie zmiany w codziennych obowiązkach są nie tylko korzystne, ale także satysfakcjonujące, ponieważ menedżerowie mogą dostrzegać efekty swojej pracy. Dzięki cyfryzacji, rola menedżera zakupów ewoluuje, a nowoczesne technologie stają się sprzymierzeńcem w osiąganiu sukcesów na rynku.  Po co firmom platforma zakupowa  Jak podaje raport PWC – do 2027 roku aż 70% procesów zakupowych ma odbywać się wyłącznie w formie zdigitalizowanej. Wdrożenie platformy zakupowej to jednak również doskonały sposób na uproszczenie i zautomatyzowanie wielu rutynowych zadań, które wcześniej zajmowały cenny czas i zasoby. Tego typu narzędzia umożliwiają przedsiębiorstwom nie tylko lepsze zarządzanie zamówieniami, ale także poprawiają komunikację z dostawcami oraz zwiększają przejrzystość w zakresie wydatków. Działając na jednej, zintegrowanej platformie, firmy mogą łatwiej monitorować swoje procesy zakupowe i dostosowywać strategie do zmieniających się potrzeb rynku.   Oto kilka kluczowych powodów, dla których warto zainwestować w platformę zakupową:  Zwiększenie efektywności procesów zakupowych,  Ograniczenie błędów i poprawa dokładności danych,  Automatyzacja rutynowych zadań,  Szybsze podejmowanie decyzji dzięki dostępowi do analityki,  Lepsze zarządzanie relacjami z dostawcami,  Oszczędność czasu i zasobów,  Zwiększenie przejrzystości w procesach zakupowych,  Możliwość dostosowania ofert do potrzeb klientów,  Integracja z innymi systemami i narzędziami firmy,  Zwiększenie kontroli nad wydatkami i budżetami.  Sprawdź także jakie korzyści przynosi firmie platforma zakupowa.   Podsumowanie  Platforma zakupowa to narzędzie, które może zmienić sposób, w jaki firmy podchodzą do procesów zakupowych. W obliczu globalnych trendów, takich jak cyfryzacja i zrównoważony rozwój, przedsiębiorstwa stają przed wyzwaniami wymagającymi elastyczności. Implementacja takiego systemu to nie tylko technologia, ale także nowe podejście do zarządzania relacjami z dostawcami oraz wewnętrzną współpracą. Organizacje powinny zrozumieć, że kluczowym elementem sukcesu jest nie tylko wdrożenie systemu, ale także rozwijanie kultury innowacji i ciągłego doskonalenia w zespole.

Tematem przewodnim tegorocznej konferencji PROCON POLZAK, w której mieliśmy okazję uczestniczyć, były nowe technologie i sztuczna inteligencja w zakupach. Z naszej perspektywy w najbliższych lat zagoszczą one na stałe w procesach zakupowych. Dlatego zdecydowaliśmy się na przeprowadzenie warsztatu drugiego dnia konferencji, pod hasłem „Jak umiejętnie nawigować w oceanie powszechnych danych”. Warsztat poprowadził Tomek Rutecki , Dyrektor ds. Wdrożeń, który skupił się na praktycznych aspektach zarządzania danymi w codziennej pracy specjalistów ds. zakupów. W dzisiejszych czasach, kiedy kupcy mają do czynienia z coraz większą ilością informacji i rosnącymi wymaganiami dotyczącymi zgodności z przepisami, efektywne wykorzystanie narzędzi cyfrowych staje się niezbędne. Skuteczne zarządzanie danymi i wybór dostawców Pierwszym punktem naszego warsztatu była kwestia wykorzystania danych do pozyskiwania nowych dostawców . Tomek przedstawił konkretne narzędzia, które mogą pomóc kupcom w analizie rynkowej i podejmowaniu bardziej świadomych decyzji. Jak słusznie zauważyli nasi uczestnicy - w obecnych warunkach rynkowych szybki dostęp do danych o dostawcach oraz umiejętność ich przetwarzania jest jednym z elementów budowania przewagi konkurencyjnej. „Wielu kupców zmaga się z problemem nadmiaru danych. Niezbędne jest nie tylko ich gromadzenie, ale przede wszystkim efektywne przetwarzanie i analiza. Nasz warsztat pokazał, jak wykorzystać dostępne narzędzia do szybkiego pozyskiwania informacji o nowych dostawcach oraz jak te dane mogą wspierać lepsze decyzje zakupowe”  – podkreślił Tomek Rutecki . Bezpieczna współpraca w zmieniających się warunkach regulacyjnych Drugim zagadnieniem poruszonym podczas warsztatu było zarządzanie ryzykiem prawnym  w relacjach z dostawcami. Zmieniające się przepisy i rosnące wymagania dotyczące zgodności (compliance), w tym sankcji międzynarodowych, powodują, że firmy muszą poświęcać coraz więcej uwagi monitorowaniu współpracy z partnerami handlowymi. Tomek zaprezentował, jak nowoczesne narzędzia cyfrowe mogą wspierać automatyzację tego procesu i redukować ryzyko poprzez bieżące monitorowanie sytuacji prawnej dostawców. „Zarządzanie ryzykiem prawnym w relacjach z dostawcami to temat, który zyskuje na znaczeniu. Firmy muszą być w stanie szybko zareagować na zmieniające się przepisy, a narzędzia cyfrowe mogą w tym procesie znacznie pomóc, minimalizując ryzyko związane z niezgodnością działań”  – podkreślała Karolina Augoff-Birman , która również reprezentowała nasz zespół podczas konferencji. Sztuczna inteligencja – wsparcie, ale nie panaceum W ostatniej części warsztatu Tomek omówił coraz szersze zastosowanie sztucznej inteligencji (AI)  w analizie danych zakupowych. Choć AI otwiera przed firmami nowe możliwości, szczególnie w zakresie szybszej analizy dużych zbiorów danych, Tomek podkreślił, że wciąż kluczowa jest ostrożność w jej wdrażaniu. Automatyzacja i AI mogą wspierać procesy decyzyjne, ale nie powinny całkowicie zastępować ludzkiej oceny, zwłaszcza w sytuacjach wymagających strategicznych decyzji dotyczących długoterminowej współpracy z dostawcami. Warsztat Carthena w praktyce Warsztat miał interaktywną formułę, a uczestnicy mieli możliwość bezpośredniego zadawania pytań i wymiany doświadczeń. Omówiliśmy konkretne przypadki z codziennej pracy zakupowej i przedstawiliśmy scenariusze, w których nowoczesne narzędzia cyfrowe mogą wspierać procesy zakupowe. Jeśli nie mogłeś wziąć udziału w warsztacie, zapraszamy do zapoznania się z prezentacją , w której szczegółowo opisaliśmy przedstawione narzędzia i praktyki. Aby ją otrzymać wystarczy wysłać do nas krótką wiadomość z prośbą o dostęp na adres carthena@dahliamatic.pl